# Обслуживание офиса по договору: что передать подрядчикам и как их выбрать

Редакция, 15 октября 2026 г.. https://sheberim.kz/blog/obsluzhivanie-ofisa-po-dogovoru

Разбираем, какие службы офиса передают на аутсорс, что указать в договоре и регламенте работ и как проверить подрядчика до подписания.

Небольшой компании невыгодно держать в штате охранника, системного администратора, техника по кондиционерам и уборщицу одновременно. Большинство этих задач можно передать подрядчикам по договору: платить за результат, а не за ставку, и не искать замену, когда сотрудник уходит в отпуск. Но аутсорс работает, только если в договоре и регламенте чётко записано, что, когда и в каком объёме делает исполнитель. Ниже — что обычно отдают на обслуживание, как составить договор и по каким признакам выбирать подрядчиков.

## Что можно отдать на аутсорс

### Охрана

Для офиса чаще всего выбирают один из вариантов или их сочетание:

- **пультовая охрана** — сигнализация с выводом на пульт и выездом группы реагирования при срабатывании;
- **физическая охрана** — сотрудник на посту, пропускной режим, обход помещений;
- **тревожная кнопка** для ресепшена или кассы.

[Охрана офисов](/uslugi/ohrana-ofisov) обычно оформляется договором с ежемесячной оплатой; цену охранная организация называет после осмотра объекта, потому что она зависит от площади, режима работы и количества постов. Охранная деятельность в Казахстане лицензируется, поэтому попросите у подрядчика сведения о лицензии и проверьте их до подписания договора.

### Видеонаблюдение

Монтаж камер — разовая работа, а обслуживание — регулярная: проверка записи, чистка объективов, замена вышедших из строя камер и жёстких дисков, настройка удалённого доступа. Удобно, когда монтаж и обслуживание делает одна компания. По каталогу [установка видеонаблюдения](/uslugi/videonablyudenie) — от 15 000 ₸, итоговая сумма зависит от количества камер и длины кабельных трасс.

### IT-поддержка

Абонентское обслуживание обычно включает рабочие места, сеть и Wi-Fi, принтеры, резервное копирование, учётные записи сотрудников и почту. Важно заранее договориться, что входит в абонентскую плату, а что оплачивается отдельно: закупка оборудования, выезд в нерабочее время, переезд офиса.

### Кондиционеры и вентиляция

Сервис кондиционеров удобно заказывать по договору с графиком: чистка перед летом, проверка перед зимним режимом, внеплановые выезды по заявке. Если в офисе есть приточная вентиляция, её обслуживание стоит включить в тот же договор или в отдельный с тем же графиком.

### Уборка

Ежедневная или поддерживающая уборка, мытьё окон, химчистка ковролина и офисной мебели. Здесь регламент особенно важен: какие помещения, сколько раз в неделю, в какое время, кто покупает расходники.

## Как составить договор и регламент

Сам договор описывает юридическую сторону, а регламент (приложение к договору) — что конкретно делает исполнитель. Без регламента спор «это входит или нет» неизбежен.

### Что указать в договоре

- предмет — перечень услуг со ссылкой на приложение-регламент;
- стоимость: абонентская плата, разовые работы, выезды вне графика;
- порядок оплаты и закрывающие документы — счёт, акт, при работе с плательщиком НДС — электронный счёт-фактура;
- порядок приёмки работ и срок для претензий;
- ответственность за ущерб, причинённый имуществу;
- конфиденциальность — особенно для IT и видеонаблюдения, где подрядчик получает доступ к данным и записям;
- порядок доступа в офис: кто получает ключи, карты, коды сигнализации;
- срок договора и порядок расторжения, включая передачу паролей и документации при смене подрядчика.

### Что указать в регламенте

| Пункт | Пример формулировки |
|---|---|
| Перечень работ | «Уборка кабинетов, переговорной, кухни и санузлов» |
| Периодичность | «Ежедневно, кроме выходных» |
| Время работ | «С 19:00, после ухода сотрудников» |
| Время реакции | «Выезд по аварийной заявке — в течение оговорённого числа часов» |
| Отчётность | «Ежемесячный акт с перечнем выполненных работ» |
| Контактное лицо | ФИО и телефон с обеих сторон |

Время реакции и периодичность записывайте конкретными числами, а не словами «оперативно» и «по мере необходимости».

## Как выбирать подрядчиков

Запросите предложения у нескольких компаний по каждому направлению и сравнивайте их по нескольким признакам:

- **Выезд на объект до расчёта цены.** Охрана, видеонаблюдение и уборка оцениваются только на месте. Если цену называют «вслепую», в ней что-то не учтено.
- **Проект договора и регламента.** Попросите их до начала работ и прочитайте, а не подписывайте в день запуска.
- **Регистрация и документы.** Проверьте БИН подрядчика и, где это требуется, лицензию.
- **Пробный период.** Для уборки и IT-поддержки можно договориться о первом месяце с возможностью расторжения без штрафов.
- **Кто будет работать.** Уточните, будет ли закреплённый специалист или каждый раз разные люди.

## Частые ошибки

- **Нет ответственного со стороны офиса.** Подрядчику некому сообщать о проблемах, и вопросы теряются.
- **Пароли и коды только у подрядчика.** Административные пароли от сети, камер и сигнализации должны храниться и у компании.
- **Акты подписывают не глядя.** Сверяйте акт с регламентом хотя бы раз в квартал.
- **Один договор «на всё» без приложений.** При смене одного из направлений приходится переписывать всё.

## Вывод

Начните с самого важного для безопасности: охраны и видеонаблюдения, затем IT, кондиционеры и уборка. Для каждого направления — договор, регламент с конкретными сроками и ответственный с вашей стороны. Чтобы не искать каждого подрядчика по отдельности, используйте [сервис подбора исполнителей](/): заявки бесплатные, а компании-партнёры в вашем городе сами перезванивают и называют цену. Если нужна охрана офиса, оставьте заявку на [охрану офисов](/uslugi/ohrana-ofisov): исполнитель приедет на осмотр, предложит формат и назовёт цену.